Module Planning
Définition du module planning
Visuel et réactif
Votre planning apparaît clairement selon vos préférences, et en harmonie avec votre gestion. Quel que soit votre métier, vous pouvez éditer ou visualiser les données avec la vue la plus adaptée.
Une vue journalière pour le maximum de lisibilité sur la journée, une vue semaine détaillée, ou encore, semaine condensée, pour survoler ou utiliser le planning pour la gestion de rendez-vous et réservations.
Statuts de réservation
Les statuts de réservation sont visibles facilement à l’écran, et améliorent votre gestion au quotidien.
Voici les différents statuts utilisables :
Option : pour prévoir sans bloquer le créneau
Confirmé : quand la réservation est assurée
Annulé : pour laisser visible une annulation sur le planning
Absent : quand un client n’est pas venu
Ces informations sont historisées et sont généralement utiles en regard de la gestion de vos réservants.
Réservation multi-activités
Même si vous pratiquez différentes activités, le planning vous permet de réserver des séances de différentes natures, et cela sans compromis sur l’ergonomie.
Les droits étendus aux groupes permettent à différents gestionnaires de réserver séparément des activités et des salles.
Voici un aperçu des activités réservables dans Pomclass :
Location : louer une salle, un espace, un lieu, à la journée, sur plusieurs jours
Activité : réserver un planning hebdomadaire sur toute l’année pour un client, une association
Formation : créer une classe et gérer ses élèves, sur toute l’année
Réunion : permettre à des utilisateurs/gestionnaires de réserver une salle en interne
Evénement : organiser un événement sur plusieurs salles
Rendez-vous : réserver une salle pour un professionnel recevant ses clients
Soumission de demande
Vos utilisateurs peuvent soumettre des demandes de réservation, et vous pouvez les valider, ou les faire valider par un responsable. Ce principe peut être décliné à des utilisateurs qui ne sont pas des internes (gestionnaires de l’application) mais des externes : vos clients récurrents, des associations, des partenaires, des publics…
Facturation en direct
Si cela est nécessaire, vous pouvez facturer vos clients directement depuis le planning En utilisant les tarifs de votre application, ou même encore des grilles de tarifs automatiques selon des critères prédéfinis : heure, salle, type de client… Vous pouvez éditer un document de facture depuis le planning, ou distribuer le devis de séance vers la facturation.
Notes et documents
La réservation peut être accompagnée de notes que vous rédigez pour associer des directives à votre réservation, ou transmettre des infos utiles aux préparateurs. Vous pouvez associer des documents à votre réservation, de manière à avoir sous la main les documents qui sont présentés aux client lors de la réservation. Vous pouvez également y joindre vos propres documents PDF si cela s’avère utile.
Services et Matériel
Louez ou prêtez du matériel à vos clients lors de la séance. Vous pourrez également vous assurer que le matériel ne sera utilisé qu’une fois au même moment en appliquant le suivi de stock. Pour tout ce qui est consommable, ou en service à la personne, utilisez des services que vous créez, et proposez-les lors des séance.. commandez des petits-déjeuners, des collations, du petit matériel, des fournitures…
Checklist des fonctions du planning
En standard
- Plannings journaliers, semaine, semaine condensée, mois, semaine en vertical, mois en vertical
- Statuts de réservations : aucun, confirmé, option, annulé, absent, non réglé, réglé
- Précision :30mn/15mn, paramétrable
- Conflit : alerté ou non, disponibilité/option de séance
- Types de réservation : addressable librement par paramétrage des types
- Réservation : à la journée
- Répétition : à la journée, sur une période, sur jours de la semaine choisie, hors jours fermés
- Couleurs de réservation : définie par catégorie, définie par séance
- Notes de planning : sur planning à la journée
- Disponibilités : en annexe ou sur planning
- Fermetures : par horaires sur la semaine pour une salle, en fermeture occasionnelle sur le planning
- Services : placement de services dans la séance, facturation des services
- Matériel : placement de matériel dans la séance
- Facturation : en séance, facture de séance, ou devis (devis-réservation) transférable vers la facturation
- Notes : notes exposées, notes en séance, notes en PDF, notes en visuels Jpg/Png
- Documents : documents Pdf addressables à la réservation
- Impression : A4/A3, formats paysage ou portrait, normal ou haute densité
En extensions (modules) offres BUSINESS
- Configurations de salles : marquage de configurations de salles sur planning
- Unions de salles : pour réunir des salles ensemble, et les louer simultanément
- Multi jours : Réservations sur plusieurs jours en horaires détaillés
- Contrat de réservation, convention de réservation
- Document personnalisable à fournir au client (PDF ou Word DOCX)
- Suivi de stock matériel, alerte de dépassement stock
