Afficher un planning sur son site web

Par la rédaction

Les solutions actuelles pour communiquer auprès de nombreuses personnes à la fois ne consistent plus simplement à envoyer des newsletter par email. L’information est vite diluée dans le flot d’emails reçus chaque jour, et enfin, la démarche consistant à se renseigner sur son propre agenda a évolué avec l’apparition des smartphones. Il devient ainsi plus facile de se rendre sur le site internet d’un lieu de spectacle, d’une centre de formation, ou d’une salle, et de consulter son planning,  tout cela en utilisant simplement un smartphone ou une tablette connectée.

Le challenge consiste alors à communiquer moins, mais mieux. Cela passe par des liens peu nombreux, mais proposant une information mise à jour en permanence.

Hors, comment faire pour que l’information soit mise à jour en permanence lorsque l’on a pas les moyens de mettre en place une équipe qui met à jour le site internet tous les jours ?

Mise en place d'une page web depuis Pomclass

Pour mettre en oeuvre une page de planning visible par tous, rendez vous dans l'onglet "accueil" de Pomclass.

Le menu "portail web/Extranet" permet de réaliser vos pages rapidement.

L’application planning

Le planning utilisé en interne permet à la fois de centraliser la réservation de créneaux horaires, et de proposer la mise à jour d’une page web visible par tous où l’information est présentée.

On peut alors différencier ce qui est de l’ordre de la gestion, de ce qui est de l’ordre de la présentation. En effet, à partir d’un même contenu : un créneau horaire, un client ou une activité (artistique, formation, cours, etc) on peut alors générer une page qui affiche des informations destinées à être publiées sur internet pour présenter son contenu, et non plus simplement pour l’afficher.

 

Nous avons tout d'abord créé une page avec la fonction "créer page", puis nous arrivons sur le formulaire de gestion de cette page.

La première partie du formulaire identifie la page, à la fois pour vous et pour le visiteur.
Dans "Entête", on définit le titre visible dans la page.
Si l'option "menu" est cochée, nous allons afficher dans la page un menu et la page créée aura son item visible dans le menu pour y accéder plus facilement.
Vous pouvez saisir un titre spécifique pour cette item de menu.
La fonction activation, case à cocher, permet de rendre la page accessible.
Enfin, le numéro de classement permet de donner une priorité dans l'affichage des items du menu.

 

Dans la partie suivante du formulaire, on définit quelles sont les salles qui seront visibles dans la page du portail web. Vous pouvez sélectionner toutes vos salles, ou seulement une partie, et les classer dans l'ordre de votre choix.

En cliquant sur "ajouter une salle", vous permettez à une salle d'être placée dans cette liste.

 

La section suivante permet de définir des règles de réservation simples :
- Le visiteur se connecte à son compte client
- il visite le planning et peut visualiser les créneaux disponibles
- il choisit son créneau, et réserve la salles
- il est possible de faire une réservation en option ou en validation à postériori.

Pour configurer, commencez par activer la réservation avec la case à cocher, puis ajoutez un libellé qui s'affichera dans le planning. ici , nous avons saisi "réservation".

Le type de réservation est ce que vous avez défini dans le planning des salles pour gérer les réservations. Vous avez toujours un type de réservation défini pour effectuer des réservations dans le planning, vous pouvez donc l'utiliser ici, mais vous pouvez également en créer un spécifiquement pour les réservations prises depuis le web par vos clients.

Le champ "infos réservation" est un champ de saisie de texte qui sera visible en marge de la page et qui donnent des indications à vos clients pour la réservation de salles.

Les horaires sont des heures disponibles pour réserver. En effet, en dehors de ces horaires, il ne sera pas possible de faire débuter des réservations.

Enfin, la limite de réservation définit le nombre de jours où il est possible de réserver avant la date de la réservation elle-même, de manière à limiter les réservations dans un futur trop lointain.

Mode option ou pré-validation

Deux modes de validation sont possibles, l'option et la pré-validation.
Le mode option permet d'enregistrer la réservation prise mais sans dépasser le stade de l'option, ce qui ne définit pas de conflit dans la salle qui sera occupée. Dans ce mode, le régisseur doit valider (confirmer) la réservation avec le client, soit par téléphone, soit en direct.

Dans le mode pré-validation (bloquer le créneau), la réservation est enregistrée comme une réservation habituelle et le régisseur est simplement averti de la demande, et peut éventuellement modifier le choix du client en modifiant la salle ou les horaires.

Afficher le planning

Vous n'avez plus qu'à valider le formulaire. L'étape suivante consiste à présenter cette page sur le web. En pratique, cela consiste à publier, mais si-possible avec une présentation qui vous convienne.

Toujours dans le menu "portail web/extranet", choisissez le menu "paramètres". Dans cet écran, vous avez différents réglages généraux pour customiser un peu la présentation de vos pages.

Paramètrage pour afficher le planning sur le web.

 

le "titre" est simplement le titre à donner à votre site internet ! Cela peut sembler illogique puisque vous avez peut-être déjà un site internet, mais sachant que la page de planning ne s'affichera pas sur votre site directement, il est utile d'afficher ici un titre rappelant le rattachement avec votre organisme.

Il peut être intéressant également de ne pas afficher de titre, mais de placer simplement un logo qui reprend vos couleurs et éventuellement votre titre sous forme d'image.

 

Le "logo", mais là je pense que vous n'avez pas besoin d'explications supplémentaires !

Enfin la maquette. Il s'agit d'un type de présentation générique de vos pages. Vous pouvez choisir la présentation qui correspond le mieux à l'esprit de votre site internet.
Si aucun ne vous satisfait, sachez que nous pouvons réaliser la vôtre !

 

Voir le résultat

La page créée peut être consultée à l'adresse spécifiée dans l'url de cette page. On considérant bien entendu que la page appelée est la page d'accueil !

En effet, par défaut, la page affichée est la page d'accueil, cet à dire celle que vous avez défini comme page de départ. Aussi, il est nécessaire de prévoir un menu pour permettre à vos clients de visualiser les autres pages sur votre site, et cela le plus facilement possible.

page planning pour mon site web