Il y a encore très peu de temps – et je ne parle pas de l’époque où l’on écrivait avec un marteau et un burin sur des facades en pierre ! – le meilleur moyen de faire connaître l’emploi du temps était de l’afficher en grand sur un tableau.. ou de réunir tout le monde pour communiquer l’information..
Tout va plus vite, et l’on a pris l’habitude de faire la même chose avec l’email, ou encore, et c’est bien plus fréquent, avec une feuille Excel – souvent très colorée d’ailleurs – qui exprime toute la science immatérielle de l’organisation d’une équipe : le rose pour les filles, le bleu pour les garçons, et ensuite, on commence à s’y perdre un peu dans le choix des couleurs : du gris pour les retraités ?… assez !! on va finir par nous faire croire qu’organiser est un peu comme à la roulette russe : pourvu qu’on y comprenne quelque chose, sinon il va y a voir un problème, du style : « tiens c’est étrange, j’ai réservé cette salle, mais elle est déjà occupée ! ».. cela peut se terminer parfois en café froid contre la porte de la salle, mais comme nous sommes des gens civilisés, ce serait dommage de gacher un si bon café, même froid.
A trop réfléchir, on finit par ne plus rien en penser
Dès lors que l’on veut améliorer la circulation de l’information, on peut très vite : distribution. Il faut faire circuler cette feuille excel dans toute l’équipe et définir les priorités : d’abord les équipes techniques, puis les secrétaires, et enfin, il faut que le patron décide, ou l’adjointe du patron, madame Fabienne (de son prénom) qui remplace et signe les autorisations.. nous sommes un peu critique face à cette solution, mais nous sommes généralement admiratifs de cette organisation qui – bien que désastreuse – si elle fonctionne un temps, force notre respect : chapeau.
La solution ultime est donc de contacter notre installateur informatique pour nous fournir « LA » solution, à savoir, et là je ne vous ment pas, c’est une idée génialissime : la feuille excel en réseau.
Quand le réseau va, tout va
le bonheur du réseau d’entreprise, c’est qu’on peut partager ! Partager des fichiers, des dossiers, des images, des souvenirs, des documents word, powerpoint, et.. miracle : des feuilles Excel également.
DOnc quoi de plus intéressant que de partager la feuille de planning qui sera lue par A, modifiée par B, puis modifée encore par C qui écrasera les modifications de B pendant que A aura encore sous les yeux l’état des réservations avant l’intervention de B + C (enfin, au final, seulement de C puisque B n’a pas gagné la course).
Définitivement non, l’installateur – qui a pourtant prévenu – n’a pas fourni la solution tant attendue.
Vous dites quoi ? Un logiciel de planning ? pardon ?
Oui, vous avez bien entendu, un logiciel qui remplace votre feuille excel, et qui en plus est payant. Cela peut vous effrayer sans doute, mais avez vous songé à ce que coûte à votre entreprise une mauvaise gestion du temps ?
Comme disait Benjamen Franklin, le temps.. c’est de l’argent, et bien souvent, de l’argent mal dépensé car le temps mal utilisé c’est une dépense supplémentaire, souvent difficile à évaluer. Mais la raison en est simple : pendant que vous ne faîtes rien, le temps lui, passe, sans forcer, juste comme ça, naturellement.
Que se passe t’il dans un logiciel de gestion de planning ?
Tout d’abord, lorsque vous placez un rendez-vous, une réservation de salle dans un planning, vous n’avez généralement plus grand chose à faire par la suite pour que tout le monde soit informé : le logiciel étant accessible sur Internet, tous vos collaborateurs sont à l’écoute. De plus, si cela ne suffit pas, votre logiciel peut vous envoyer automatiquement des alertes, des emails ou des sms pour vous prévenir que le rendez-vous est effectif, validé, ou mieux : confirmé par ceux qui seront présents.
Le logiciel de planning prévoit ces tâches essentielles, et bien d’autres choses encore que votre feuille Excel, avec ses jolies couleurs, sera bien en peine de pouvoir faire.
Un logiciel pour toute l’équipe ? Bien entendu, de 1 à 77 ans, et plus, de 1 à 100 utilisateurs, jusqu’à 100 salles. Je vous parle de Pomclass. Une solution pratique, sympa et conviviale pour gérer vos plannings. Si vous avez des besoins réduits ou que vous souhaitez juste tester, c’est simplement gratuit !
